Politique de confidentialité – MedLégal inc.

Merci de visiter le site Internet de MedLégal inc. (ci-après désigné « MedLégal ») et de prendre connaissance de sa politique de confidentialité (ci-après désignée « la Politique »).

En naviguant sur notre site Internet ou en utilisant nos systèmes ou nos services, vous reconnaissez avoir lu et compris la Politique et consentez à ce que vos données et renseignements personnels soient traités en conformité avec cette dernière, le cas échéant.

La Politique est composée des éléments suivants :

Objectifs de la Politique
Modalités de l’obtention du consentement
Objectifs de la collecte de données
Renseignements personnels recueillis
Utilisation des données recueillies
Procédés de traitement de données utilisés
Modalités d’accès et de contrôle des renseignements personnels
Partage et raisons du partage des renseignements personnels à des tiers
Utilisation de témoins et technologies similaires
Conservation des renseignements personnels

1. Objectifs de la Politique :

Le respect de la vie privée ainsi que la protection des renseignements personnels sont essentiels pour nous, c’est pourquoi, par la présente Politique, nous entendons protéger ceux-ci conformément aux lois en vigueur.

Afin d’assurer cette protection, MedLégal s’engage à ne recueillir, conserver et partager une information permettant d’identifier un individu que lorsque ce dernier y a consenti, à moins que cela ne soit permis ou requis par la loi, auquel cas votre consentement ne sera pas nécessaire.

La Politique a pour objectif d’informer les utilisateurs des raisons et de la façon dont MedLégal, ou toute personne agissant en son nom, va recueillir et utiliser leurs renseignements personnels. Elle se veut être en langage clair afin de s’assurer un consentement éclairé des utilisateurs.

Aux fins de la Politique, on entend par « renseignements personnels » tout renseignement qui concerne une personne physique et permet directement ou indirectement de l’identifier. La présente politique s’applique aux renseignements personnels détenus par MedLégal ainsi qu’à toute personne qui traite ces renseignements personnels.

2. Les modalités de l’obtention du consentement

Nous nous engageons à recueillir un consentement avant de recueillir les renseignements personnels d’un individu. Le consentement peut être explicite ou implicite et peut être fourni directement par la personne ou par son représentant autorisé.

Nous privilégions l’obtention d’un consentement explicite, que ce soit verbalement, par voie électronique ou par écrit. Toutefois le consentement implicite peut être raisonnablement déduit de l’action ou l’inaction d’une personne. Par exemple, le fait de fournir un nom et une adresse courriel ou un nom et un numéro de téléphone pour obtenir de l’information sur nos services est considéré comme un consentement implicite à la collecte d’information contenant des renseignements personnels. Pour déterminer le type de consentement approprié, nous tenons compte de la sensibilité des renseignements personnels en cause, des fins auxquelles ils sont recueillis et des attentes raisonnables d’une personne placée en situation similaire.

Si nous voulons utiliser les renseignements personnels à une nouvelle fin, nous décrirons l’utilisation prévue et demanderons à nouveau le consentement.

Il n’est pas toujours possible, notamment dans le cadre d’une demande de l’État ou du Barreau du Québec, d’obtenir le consentement de la personne pour recueillir, utiliser ou communiquer ses renseignements personnels. Nous nous engageons à ne jamais communiquer ce type de renseignements, autrement qu’en conformité avec la présente Politique, sauf si la loi nous y oblige ou le permet.

3. Objectifs de la collecte de données

Les informations recueillies le sont conformément aux finalités et objectifs fixés dans la présente Politique.

Voici certaines raisons pour lesquelles nous recueillons vos renseignements personnels :

Pour fournir des services : Nous allons recueillir et conserver les données et informations nécessaires pour constituer nos dossiers clients, exécuter nos mandats, nos contrats et rendre nos services professionnels. Nous recueillons également des renseignements personnels concernant les membres de notre équipe, pour nous confirmer à la législation, aux normes professionnelles et pour les fins de nos systèmes de gestion interne. Il en va de même des données recueillies relatives aux personnes qui postulent chez MedLégal.
Pour assurer et améliorer ces services : Les données recueillies lors de vos interactions avec nos services sont susceptibles d’être utilisées dans le but d’analyser et d’améliorer le fonctionnement de nos services.
Pour développer de nouveaux services ainsi que pour l’IA : Les données recueillies peuvent servir dans un cadre de recherche et développement pour proposer de nouveaux services à nos utilisateurs, notamment par le biais de publicités et de messages de marketing. De plus, les données recueillies et agrégées seront susceptibles d’être traitées par des algorithmes utilisant l’intelligence artificielle.
Pour proposer des services personnalisés : Le recueil et l’analyse des données générées par vos interactions avec nos services nous permettent de développer et créer des services qui soient pertinents pour toujours répondre au mieux aux besoins de notre clientèle.
Pour satisfaire des obligations légales : Les données sont récoltées pour satisfaire à des obligations issues de lois ou de règlements.

4. Renseignements personnels recueillis

MedLégal peut recueillir des renseignements personnels sous diverses formes, mais ne le fera que par des moyens légaux et uniquement aux fins nécessaires qui vous ont été divulguées, comme décrit dans la présente Politique, ou lorsque permis ou requis par la loi.

Les renseignements personnels recueillis, ainsi que leur sensibilité, peuvent varier en fonction du contexte dans lequel se situent les interactions entre vous et MedLégal.

Nous protégeons tous les renseignements personnels recueillis.

Parmi les renseignements personnels susceptibles d’être recueillis et utilisés, nous accordons une attention particulière notamment aux renseignements suivants :

Renseignements d’identification : Nom, prénom, adresse courriel, adresse postale, numéro de téléphone, courriel et autres données semblables servant à communiquer avec vous.

Renseignements démographiques : Données vous concernant telles que votre âge, votre date de naissance, votre statut civil, votre sexe, votre nationalité, votre lieu de résidence, ainsi que votre langue de communication.

Renseignements professionnels : Données relatives à votre formation académique, votre occupation et votre historique d’emploi.

Renseignements financiers : Données nécessaires au traitement de vos paiements, comme le numéro de votre compte bancaire, et vos revenus.

Renseignements de santé : Données relatives à votre santé nécessaires à l’exécution de notre mandat et à nos services professionnels telles que vos antécédents de santé, vos médicaments, vos habitudes de vie, l’évolution de votre état de santé, les professionnels de la santé consultés et les organismes prestataires de soins de santé vous ayant donné des soins. etc.

D’autres exemples de données que nous récoltons comprennent :

Renseignements relatifs à vos loisirs et intérêts : Données sur vos loisirs, vos centres d’intérêt et vos activités.
Données sur les sites consultés et l’utilisation : Par exemple, les pages consultées sur notre site.
Données textuelles, de saisie et d’entrée manuscrite : Données textuelles, de saisie et d’entrée manuscrite, ainsi que tout renseignement connexe.
Données de localisation : Des données, qui peuvent être précises ou non, sur l’emplacement de votre appareil. Par exemple, il est possible de recueillir des données de localisation à partir de l’adresse IP d’un appareil ou des données de votre profil de compte indiquant avec moins de précision l’endroit où vous vous trouvez, comme le nom d’une ville ou un code postal.
Autres données : D’autres données fournies lorsque vous utilisez notre site internet, notamment les données issues de Google Analytics.

5. Utilisation des données recueillies :

Fournir nos services. Nous utilisons les données recueillies pour l’exécution des mandats confiés à MedLégal et fournir nos services professionnels. Par exemple, nous utilisons les données recueillies pour faire valoir vos droits.

Offres pertinentes. MedLégal utilise des données pour vous fournir des informations pertinentes concernant les services proposés. Nous analysons des données provenant de différentes sources pour prédire les informations qui seront les plus intéressantes et pertinentes pour vous et vous les communiquer de différentes manières. Par exemple, nous pouvons vous proposer des services susceptibles de vous intéresser.

Publicité. MedLégal utilise les données recueillies par le biais de ses interactions avec vous, de certains de nos services et sur des sites web de tiers pour faire de la publicité de nos services, notamment sur des sites tiers. Il se peut que nous utilisions parfois des processus automatisés afin de rendre les publicités plus pertinentes.

Transactions commerciales. Nous utilisons des données pour traiter vos transactions avec nous. Par exemple, nous traitons des informations de paiement et utilisons des coordonnées pour les fins des dossiers, d’identification et de la comptabilité.

Création de rapports et opérations commerciales. Nous utilisons des données pour analyser nos opérations et améliorer nos processus. Cela nous permet de prendre des décisions informées et de créer des rapports sur les performances de nos activités.

Obligations professionnelles et déontologiques. Nous utilisons les données pour répondre `s nos différentes obligations professionnelles et déontologiques. Par exemple, nous utilisons les données pour répondre aux demandes du Barreau du Québec et des autorités fiscales, conformément à nos obligations professionnelles et déontologiques.

Conformité juridique. Nous traitons les données pour nous conformer à la loi. Par exemple, nous utilisons l’âge de nos clients pour s’assurer que le client respecte l’âge requis pour agir en justice. Nous traitons également les coordonnées et les identifiants pour aider les clients à exercer leurs droits en matière de protection des données.

6. Procédés de traitement de données utilisés

MedLégal accorde la plus grande importance à la sécurité de vos renseignements personnels et s’engage à traiter ceux-ci suivant les normes et standards de l’industrie, uniquement pour les fins pour lesquelles ils sont recueillis tel que décrit à la présente Politique ou dans un avis spécifique à cet effet.

7. Modalités d’accès et de contrôle des renseignements personnels

MedLégal s’assure que tous les renseignements personnels en sa possession sont aussi exacts, actuels et complets que nécessaires pour les fins pour lesquelles ils sont utilisés.

Vous avez le droit de demander accès à vos renseignements personnels aux fins de vérification et de demander une rectification si ces derniers sont inexacts. Si vous croyez que vos renseignements personnels sont inexacts ou si vous souhaitez avoir accès à vos renseignements personnels, vous pouvez faire une demande en utilisant les coordonnées fournies à la fin de la présente Politique.

Dans la mesure de nos moyens, nous vous fournirons un accès en temps opportun à vos renseignements personnels.

8. Partage et raison du partage des renseignements personnels à des tiers

Nous ne partageons pas vos renseignements personnels avec des entreprises, des organisations, ni des personnes extérieures à MedLégal, à l’exception de nos fournisseurs et partenaires autorisés qui ont besoin d’avoir accès aux renseignements pour les fins énumérées à la présente politique et dans les limites de celle-ci, ainsi que dans les cas suivants :

Avec votre consentement.

Pour le stockage dans des serveurs infonuagiques, dans quel cas les renseignements personnels pourraient transiter par des juridictions tierces. Notez que nous ne retenons que les services d’entreprises renommées et dotées de politiques de confidentialité.

Pour des besoins de traitement externe : Nous transmettons des renseignements personnels à d’autres entreprises ou personnes de confiance qui les traitent pour notre compte, selon nos instructions, conformément à la présente politique de confidentialité, avec un degré de sécurité des données au moins équivalent au nôtre et dans le respect de toute autre mesure appropriée de sécurité et de confidentialité. Notamment, nous utilisons les services de fournisseurs tiers pour la gestion de notre comptabilité, de même que notre gestion documentaire.

Pour des raisons juridiques : Nous transmettons des renseignements personnels en dehors de notre entreprise si l’accès à ceux-ci est nécessaire pour se conformer aux lois et réglementations en vigueur.

9. Utilisation de témoins et technologies similaires

MedLégal peut utiliser des fichiers témoins (« cookies »), des balises Internet, des pixels invisibles, des fichiers journal ou autres technologies pour recueillir certains renseignements personnels relatifs aux visiteurs sur nos sites Web, ainsi que sur les destinataires de nos autres communications. Les témoins sont des éléments d’information transmis par le serveur au navigateur lors d’une visite du site Internet et qui permettent d’identifier de façon unique la connexion en cours. Ces données peuvent inclure des informations telles que votre adresse Internet (IP), le type de navigateur, la version du navigateur, les pages de notre site que vous consultez, l’heure et la date de votre visite, le temps de consultation et toutes autres statistiques.

Les témoins utilisés servent notamment à retrouver l’historique de recherche lié à la session, pour faciliter l’expérience de navigation en ligne de l’utilisateur. Il est important de savoir que, l’activation de l’option témoins peut, selon la configuration choisie, permettre à d’autres serveurs d’installer des témoins sur votre système. Vous pouvez définir les paramètres de votre navigateur pour qu’il vous informe de la présence de témoins, vous laissant ainsi la possibilité de les accepter ou non.

Veuillez noter que notre site web pourrait contenir des liens ou renvois vers des sites de tierces parties. La présente politique cesse de s’appliquer au moment de quitter notre site web et MedLégal n’est pas responsable de la conservation ou du traitement de renseignements personnels par ces tiers ou via ces sources externes.

10. Conservation des renseignements personnels

MedLégal garde les données recueillies pendant différentes périodes de temps, en fonction de leur nature et de leur utilité aux fins de nos services. Durant la période de conservation, MedLégal prend des mesures physiques et techniques pour assurer la sécurité des données contenant des renseignements personnels.

Les principaux endroits où sont conservés les renseignements personnels sont Montréal, là où sont situés les bureaux de MedLégal et dans les villes dans lesquelles Microsoft et Jurisoncept possèdent des serveurs contenant les données recueillies par MedLégal.

Une fois la période de conservation expirée exigée par la loi, les renseignements personnels sont détruits. Seuls les statistiques ou rapports contenant des données dépersonnalisées et anonymisées pourront être conservés pour des périodes de temps prolongées.

Autres informations

Modifications de la présente Politique :

Nous pouvons ajouter, changer, mettre à jour ou modifier cette Politique de temps en temps. Nous publierons tous les changements apportés à cette Politique sur cette page. La politique mise à jour entrera en vigueur dès sa publication.

Personne en charge de la conformité :

Pour toute question, pour formuler des commentaires au sujet de la Politique ou pour formuler une plainte au sujet de la Politique ou de la protection des renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec la personne responsable de à son respect :

Me Julie Bélisle
MedLégal inc.
225 rue Roy Est, bureau 106, Montréal QC H2W 1M5
Téléphone : 514.503.5644
Télécopieur. : 514.504.5645
Courriel : [email protected]